منشی دفتر

  • هر جایی
  • ارسال شده 9 ماه پیش

شرح شغل منشی , وظایف و صلاحیت های برتر

منشی که گاهی اوقات به عنوان مدیر یا دستیار شخصی نیز شناخته می شود، حرفه ای است که از مدیریت و همکاران در یک سازمان با انجام وظایف اداری و دفتری پشتیبانی می کند. وظایف آنها شامل خوشامدگویی و راهنمایی بازدیدکنندگان و رسیدگی به مکاتبات، تشکیل پرونده، مدیریت اسناد و سایر کارهای روزمره اداری است.

 

فهرست :

وظایف و مسئولیت های منشی

کسب‌وکارها در همه بخش‌ها و در هر اندازه، منشی‌ها را به کار می‌گیرند تا اطمینان حاصل کنند که کارها در یک اداره به خوبی انجام می‌شود. نوع وظایف منشی ها به متغیرهایی مانند نوع صنعت و اندازه شرکت بستگی دارد. در شرکت‌های کوچک‌تر، منشی‌ها معمولاً از طیف وسیع‌تری از وظایف مراقبت می‌کنند. با این حال، به طور کلی، در اینجا برخی از وظایف روزمره رایج این متخصصان آورده شده است:

  • رسیدگی به وظایفی مانند خوشامدگویی و راهنمایی بازدیدکنندگان و رسیدگی به امور تحویل
  • حفظ یک سیستم بایگانی کارآمد و منظم برای ذخیره سازی و بازیابی آسان
  • انجام کلیه مکاتبات از جمله تماس های تلفنی، ایمیل و فکس
  • غربالگری اسناد، رزرو اتاق جلسه، برقراری تماس کنفرانسی و دریافت پیام
  • حفظ سیستم های ثبت عمومی شرکت برای نگهداری پرونده های دقیق
  • برنامه ریزی قرار ملاقات و سازماندهی جلسات
  • گرفتن و توزیع صورتجلسه
  • ایجاد و تصحیح اسناد و پیش نویس ایمیل
  • کپی، چاپ و توزیع اسناد
  • انجام امور اداری معمولی مانند سفارش لوازم اداری

 

منشی چه کار می کند؟

منشی ها اولین نقطه تماس برای بازدیدکنندگان هستند، زیرا آنها اغلب در دفتر کار می کنند و همچنین مکاتبات دفتر را مدیریت می کنند،کارهایی  از قبیل پاسخ دادن به ایمیل ها و پاسخگویی به تماس های تلفنی. این بدان معنی است که آنها نقش مهمی در نمایندگی یک شرکت و راضی نگه داشتن مشتریان دارند. این متخصصان علاوه بر وظایف مشتری مداری، وظایف اداری و دفتری را نیز بر عهده دارند و به سازماندهی و حرفه ای نگه داشتن یک تجارت کمک می کنند.

مهارت ها و صلاحیت های منشی

این نقش شامل وظایف متنوعی است که شامل پشتیبانی کارکنان، ارتباط با مشتریان و مدیریت وظایف اداری می شود. منشی ها همچنین به طیف وسیعی از مهارت ها نیاز دارند و باید در انجام چند وظیفه ای خوب باشند و برای اینکه یک داوطلب شغل منشی موفق باشد، مهارت ها و صلاحیت های پیش نیاز مختلفی را لازم دارد که در بخش زیر به اونها میپردازیم :

  • مهارت های ارتباطی عالی برای برخورد موثر با مشتریان، کارکنان و مدیران
  • مهارت های اداری و سازمانی عالی
  • توانایی اولویت بندی کارها و حفظ آرامش تحت فشار
  • توانایی کار با دیگران و کار مستقل
  • مهارت های خوب در خدمات مشتری و رفتار دوستانه و مودبانه
  • تجربه حفظ و مدیریت تقویم یک مدیر
  • دانش کامل سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری مربوطه
  • مهارت مکالمه انگلیسی روان
  • توانایی های خوب نوشتن

 

الزامات تجربه منشی

اکثر کارفرمایان انتظار دارند که منشی ها نوعی تجربه اداری یا منشی گری را داشته باشند. معیارهای خاص ممکن است شامل دانش رویه‌های اداری عمومی و برنامه‌های رایانه‌ای مرتبط، مانند Word، Excel، Systems Applications and Products (SAP)، Timelink و نرم‌افزار ActivePay باشد. همچنین ممکن است کارفرمایان از داوطلبان بخواهند که تجربه خدمات مشتری را داشته باشند و نحوه کار با تجهیزات اداری اولیه را بدانند. منشی هایی که در صنایع خاصی مانند قانون و پزشکی کار می کنند، ممکن است نیاز به اثبات تجربه در این زمینه ها داشته باشند.

الزامات آموزشی منشی

هیچ شرایط تحصیلی و آموزشی ثابتی برای این حرفه وجود ندارد. برخی با چند مدرک GSCE در کلاس های 9 تا 4 از جمله زبان انگلیسی و مهارت های اولیه کامپیوتر وارد این حرفه می شوند، در حالی که برخی دیگر از طریق کارآموزی دانش و تجربه کسب می کنند. داوطلبان همچنین می توانند دوره ای را در زمینه مهارت های مدیریت یا منشی تکمیل کنند. به عنوان مثال، کالج بین المللی کمبریج (CIC)، یک دیپلم در وظایف اداری، دستیار شخصی و منشی ارائه می دهد. موسسه ای مانند موسسه مدیریت اداری نیز دوره های مختلفی را در این زمینه ارائه می دهد که شامل جایزه دستیار شخصی حرفه ای و مهارت های مدیریتی و گواهی سطح 4  اداری و مدیریت اداری است.

انتظارات حقوق منشی

با توجه به حقوق واقعی، متوسط ​​حقوق یک منشی سالانه 20189 پوند است. کسانی که در رشته های تخصصی مانند پزشکی یا حقوق کار می کنند کمی بیشتر درآمد دارند. به عنوان مثال، یک منشی پزشکی به طور متوسط ​​21506 پوند در سال درآمد دارد. منشی های ارشد با سالها تجربه می توانند انتظار داشته باشند سالانه حدود 23822 پوند درآمد داشته باشند.

 

برای استخدام در این شغل لطفا مشخصاتتان را به آدرس jobs@jobfixer.com ایمیل کنید.


می‌توانید برای این شغل و مشاغل دیگر از طریق رزومه آنلاینتان اقدام کنید. برای ارسال رزومه آنلاینتان و ارسال ایمیل درخواست استخدام به این کارفرما لینک زیر را کلیک کنید.